Personal data processing policy
Company Name: FB PROJECTS S.A.S
Tax ID: 901.028.317-1
Email: info@fbprojects.net
1. LEGAL REGULATIONS AND SCOPE OF APPLICATION: This policy for the Treatment of personal data is prepared in accordance with the provisions of the Colombia Constitution, Law 1581 of 2012, Regulatory Decree 1074 of 2015, Decree 886 of 2014 and other complementary provisions that FB PROJECTS S.A.S. will apply regarding the collection, storage, use, circulation, elimination and all those activities that constitute Treatment of personal data.
2. DEFINITIONS: For the purposes of the execution of this policy and in accordance with legal regulations, the following definitions shall apply:
a) Authorization: Prior, express and informed consent from the Data Subject for the Processing of their personal data;
b) Privacy Notice: Physical, electronic or any other format generated by the Data Controller that is made available to the Data Subject for the Processing of their personal data. The Privacy Notice communicates to the Data Subject the information regarding the existence of the information processing policies that will be applicable, the way to access them and the purpose of the processing of the personal data;
c) Database: Organized set of personal data that is subject to Processing;
d) Personal data: Any information that may be associated with one or more specific or determinable individuals;
e) Public data: Data qualified as such according to the provisions of the law or the Political Constitution that is not semi-private, private or sensitive. Public data includes, among others, data relating to the marital status of individuals, their profession or trade, their status as merchants or public servants, and data that may be obtained without any privileges whatsoever. Due to its nature, public data may be found in public records, public documents, gazettes and official bulletins, among others;
f) Private data: Data that, due to its intimate or reserved nature, is only relevant for the owner;
g) Sensitive data: Sensitive data is understood as that which affects the privacy of the Data Subject or whose improper use may generate discrimination, such as that which reveals racial or ethnic origin, political orientation, religious or philosophical convictions, membership in trade unions, social organizations, human rights organizations, that promotes the interests of any political party and that guarantees the rights and guarantees of opposition political parties, as well as data relating to health, sex life and biometric data;
h) Data Processor: Person or legal entity, public or private, who by themself or in association with others, carries out the Processing of personal data on behalf of the Data Controller;
i) Data Controller: Person or legal entity, public or private, who by themself or in association with others, makes decisions about the database and/or the Processing of the data;
j) Data Subject: Person whose personal data is subject to Processing;
k) Processing: Any operation or set of operations involving personal data, such as its collection, storage, use, circulation or elimination.
3. PURPOSE FOR WHICH PERSONAL DATA IS COLLECTED AND PROCESSED: FB PROJECTS S.A.S. may use personal data for the following purposes:
a) Maintain efficient communication related to the information that could be useful within the different commercial and/or contractual relationships in which it is or becomes a party.
b) Comply with the obligations contracted by FB PROJECTS S.A.S. with employees, shareholders, customers and suppliers.
c) Inform affected persons about the changes that may occur in business relationships with the RECIPIENT.
d) Offer products, services and or benefits that seek to satisfy the needs of the Data Subjects, or the products and services provided by FB PROJECTS S.A.S, which can be carried out using physical means or through emails and/or mobile terminals.
e) Send the information to government, public and private entities at their express request or as required by law.
f) Evaluate the quality of the services offered in a capacity as collaborator, employee, shareholder, client or supplier.
g) Support external and internal audit processes.
h) Collect data for the work carried out by FB PROJECTS S.A.S., which is responsible for the collection of information and personal data.
i) Any other purpose resulting from the relationship that exists between you and FB PROJECTS S.A.S.
4. PRINCIPLES APPLICABLE TO THE PROCESSING OF PERSONAL DATA: The Processing of personal data in FB PROJECTS S.A.S will be governed by the following principles:
a) Principle of purpose: The Processing of personal data collected must obey a legitimate purpose and this must be shared with the Data Subject.
b) Principle of freedom: Processing may only be carried out with the prior, express and informed consent of the Data Subject. Personal data may not be obtained or disclosed without prior authorization, or in the absence of legal or judicial orders that override consent.
c) Principle of truthfulness or quality: The information subject to Processing must be truthful, complete, accurate, updated, verifiable and understandable. Partial, incomplete, fractional or misleading data will not be processed.
d) Principle of transparency: The right of the Data Subject to obtain information about the existence of data concerning them from FB PROJECTS S.A.S. at any time and without restrictions must be guaranteed during the Processing stage.
e) Principle of restricted access and circulation: Processing is subject to the limits of the nature of the personal data, the provisions of this law and the Constitution. Personal data, except for public information, and as provided in the authorization granted by the Data Subject, may not be available on the internet or other means of dissemination or mass communication, unless access is technically controllable to provide restricted knowledge only to the Data Subjects or authorized third parties.
f) Principle of security: The information processed by FB PROJECTS S.A.S. must be protected through the use of technical, human and administrative measures necessary to preserve the records avoiding their adulteration, loss, consultation, use or unauthorized or fraudulent access.
g) Principle of confidentiality: All people involved in the Processing of personal data are obliged to guarantee the confidentiality of the information, even after the end of their relationship with any of the tasks involved in the Processing. (i) If sensitive personal data is collected, the Data Subject may refuse to authorize its Processing.
5. RIGHTS OF THE OWNERS OF PERSONAL DATA SUBJECT TO PROCESSING BY FB PROJECTS S.A.S: The subjects of personal data, either by themselves or through their representative and / or attorney or their heirs may exercise the following rights with respect to their personal data that is subject to Processing by FB PROJECTS S.A.S:
a) Right of access: Through which an individual can access personal data that is under the control of FB PROJECTS S.A.S for the purposes of consulting this data free of charge at least once every calendar month, and each time there are substantial modifications to the Policies of Treatment of information that motivate new consultations;
b) Right to update, rectification and elimination: By virtue of which the Data Subject may request the updating, rectification and/or elimination of personal data in such a way that the purposes of the Treatment of the data are satisfied;
c) Right to request proof of authorization: except in the events in which, according to the legal regulations in force, authorization is not required to carry out the Processing;
d) Right to be informed regarding the use of the personal data;
e) Right to file complaints before the Superintendent of Industry and Commerce: in relation to infringements of the provisions of the regulations in force regarding the Processing of personal data;
f) Right to demand compliance with the orders issued by the Superintendent of Industry and Commerce.
6. FB PROJECTS S.A.S. DUTIES, All those required to comply with this policy must be aware that FB PROJECTS S.A.S. is obliged to comply with the conditions of the law in this area. The following obligations must be complied with.
a) Duties when acting as Data Controller: (i) Request and keep, under the conditions provided in this policy, a copy of the respective authorization granted by the holder. (ii) Inform the holder clearly and sufficiently about the purpose of the collection and the rights he/she has by virtue of the authorization granted. (iii) Inform at the request of the holder about the use given to their personal data (iv) Process inquiries and claims made under the terms outlined in this policy (v) Ensure that the principles of accuracy, quality, security and confidentiality in the terms outlined in the following policy (vi)-Conserve the information under the security conditions necessary to prevent adulteration, loss, consultation, use or unauthorized or fraudulent access. (vii) Update the information when necessary. (viii) Rectify the personal data when appropriate.
b) Duties when acting as Processor of personal data. If the data processing is carried out on behalf of another entity or organization (Data Controller), in that case, the following duties must be complied with: (i) Establish that the Data Controller is authorized to provide the personal data to be processed as Data Processor (ii) Guarantee the holder, at all times, the complete and adequate exercise of the right of habeas data. (iii) Keep the information under the security conditions necessary to prevent its adulteration, loss, consultation, unauthorized or fraudulent use or access. (iv) Update, rectify or delete the data promptly. (v) Update the information reported by the Data Controllers within five (5) business days from its receipt. (vi) Process the queries and claims made by the owners under the terms outlined in this policy. (vii) Register in the database the legend “claim in process” as established in this policy. (ix) Insert in the database the legend “information under judicial discussion” once notified by the competent authority about judicial proceedings related to the quality of the personal data. (x) Refrain from circulating information that is being disputed by the owner and whose blocking has been ordered by the Superintendence of Industry and Commerce. (xi) Allow access to the information only to the persons authorized by the owner or empowered by law for such purpose. (xii) Inform the Superintendence of Industry and Commerce when there are violations of the security codes, and there are risks in the administration of the information of the owners. (xiii) Comply with the instructions and requirements given by the Superintendence of Industry and Commerce.
c) Duties when a Data Processor carries out Processing (i) Provide the Data Processor only with the personal data for which Processing has previously been authorized. For the purposes of national or international data transmission, a contract for the transmission of personal data must be signed or contractual clauses must be agreed upon in accordance with the provisions of Article 2.2.2.25.5.4 of Decree 1074 of 2015. (ii) Ensure that the information provided to the Data Processor is truthful, complete, accurate, updated, verifiable and understandable. (iii) Communicate to the Data Processor promptly all changes regarding the data previously provided and take other necessary measures to ensure that the information provided to the Data Processor is updated. (iv) Inform the Data Processor promptly of any rectifications made to the personal data so that they may proceed to make the appropriate adjustments. (v) Require the Data Processor, at all times, to respect the security and privacy conditions of the Data Subject’s information. (vi) Inform the Data Processor if the Data Subject is disputing certain information after a complaint has been filed and the respective process has not been completed.
d) Duties in relation to the Superintendent of Industry and Commerce (i) Inform the Superintendent about possible violations of security codes and the existence of risks regarding the administration of the information of the owners. (ii) Comply with the instructions and requirements provided by the Superintendent of Industry and Commerce.
7. REQUEST FOR AUTHORIZATION FROM THE DATA SUBJECT: Before and/or at the time of collecting the personal data, FB PROJECTS S.A.S, will request the Data Subject’s authorization to collect and process the data, highlighting the purpose for which the data is requested using automated, written or oral technical means for this purpose, which will ensure that a record of the proof of the authorization and/or the unequivocal conduct as provided for in the current regulations. This authorization will be requested for a period that is reasonable and necessary to meet the needs that gave rise to the request for the data and in compliance with the legal provisions regulating this topic.
8. PRIVACY NOTICE: If FB PROJECTS S.A.S. cannot provide this policy regarding the Treatment of their information to the Data Subject, it will publish the privacy notice that is attached to the present document, the text of which will be kept for future consultation by the Data Subject and/or the Superintendent of Industry and Commerce.
9. TIME LIMITATIONS ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA. FB PROJECTS S.A.S. may only collect, store, use or circulate personal data during the time that is reasonable and necessary, in accordance with the purposes that justified the Treatment of the data, taking into account the provisions applicable to the matter and the administrative, accounting, fiscal, legal and historical aspects of the information. Once the purpose or purposes of the Processing have been fulfilled, and notwithstanding any legal provisions to the contrary, the personal data in its possession shall be deleted. Notwithstanding the foregoing, personal data must be retained when required for compliance with a legal or contractual obligation.
10. RESPONSIBLE AREA AND PROCEDURE FOR THE EXERCISING OF THE RIGHTS OF THE DATA SUBJECTS: THE MANAGER OF FB PROJECTS S.A.S will be responsible for handling the requests, complaints and claims made by Data Subjects to exercise the rights referred to in paragraph 5 of this policy, except the one described in paragraph e). For these purposes, the Data Subject or whoever exercises his/her representation may send their request, complaint or claim to the email info@fbprojects.net.
The petition, complaint or claim must contain the identification of the Data Subject, the description of the facts that give rise to the claim, the address and accompanying documents when necessary. If the claim is incomplete, the interested party will be required, within five (5) days after receiving the claim, to correct the errors. After two (2) months from the date of the requirement, without the applicant submitting the required information, it will be understood that the claim has been abandoned. If the person receiving the claim is not able to resolve it, they will transfer it to the appropriate person within a maximum term of two (2) business days and will inform the interested party about the situation. Once the complete claim has been received, an additional item will be included in the database, stating “Claim in process” along with the reason for the claim, within a term not exceeding two (2) business days. This item will be maintained until the claim is decided. The maximum period to attend the claim will be fifteen (15) business days from the day following the date of its receipt. When it is not possible to address the claim within this period, the interested party will be informed of the reasons for the delay and the date on which the claim will be addressed, which in no case may exceed eight (8) business days following the expiration of the initial period.
12. SECURITY MEASURES: In accordance with the security principle established in Law 1581 of 2012, FB PROJECTS S.A.S will adopt the technical, human and administrative measures that are necessary to provide security to the data, avoiding their adulteration, loss, consultation, use or unauthorized or fraudulent access. The staff who carry out the Processing of personal data will execute the established protocols to guarantee the security of the information.
13. EFFECTIVE DATE: This Personal Data Policy was created on January 1, 2017 and is effective as of January 2, 2017. Any changes to this policy will be communicated through the following email address: info@fbprojects.net
Español
1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y el Decreto único 886 de 2014 y demás disposiciones complementarias que serán aplicadas FB PROJECTS S.A.S. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales;
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE ESTOS: FB PROJECTS S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para:
a) Mantener una eficiente comunicación relacionada con la información que le pudiere llegar a ser de utilidad dentro de los diferentes vínculos comerciales y/o contractuales en los que sea o llegare a ser parte.
b) Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por FB PROJECTS S.A.S con los empleados, accionistas, clientes y proveedores.
c) Informar los cambios que se puedan llegar a presentar en el desarrollo de los vínculos comerciales del DESTINATARIO.
d) Ofrecerle los productos, servicios y/o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los Titulares, o los productos y servicios de FB PROJECTS S.A.S, lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles.
e) Enviar la información a entidades gubernamentales, públicas o privadas por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal.
f) Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por usted, en su calidad de colaborador, empleado, accionista, cliente o proveedor.
g) Soportar procesos de auditoría externa e interna.
h) Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a FB PROJECTS S.A.S.
i) Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación que existe entre usted y FB PROJECTS S.A.S.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en FB PROJECTS S.A.S se regirá por los siguientes principios:
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de FB PROJECTS S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de FB PROJECTS S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. (i) En el evento de que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE FB PROJECTS S.A.S: Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de FB PROJECTS S.A.S:
a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de FB PROJECTS S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;
b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;
c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento;
d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;
e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. DEBERES DE FB PROJECTS S.A.S, Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que FB PROJECTS S.A.S está obligado a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones.
a) Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
b) Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
c) Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 2.2.2.25.5.4 del decreto 1074 de 2015. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
d) Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria y Comercio.
7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, FB PROJECTS S.A.S, solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca según lo dispuesto en la normatividad vigente. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
8. AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que FB PROJECTS S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. FB PROJECTS S.A.S solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: LA GERENTE DE FB PROJECTS S.A.S será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico info@fbprojects.net.
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañar los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FB PROJECTS S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente Política de Datos Personales fue creada el día 1 de enero del año 2017 y entra en vigencia a partir del día 2 de enero del mismo año. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: info@fbprojects.net
2. DEFINITIONS: For the purposes of the execution of this policy and in accordance with legal regulations, the following definitions shall apply:
a) Authorization: Prior, express and informed consent from the Data Subject for the Processing of their personal data;
b) Privacy Notice: Physical, electronic or any other format generated by the Data Controller that is made available to the Data Subject for the Processing of their personal data. The Privacy Notice communicates to the Data Subject the information regarding the existence of the information processing policies that will be applicable, the way to access them and the purpose of the processing of the personal data;
c) Database: Organized set of personal data that is subject to Processing;
d) Personal data: Any information that may be associated with one or more specific or determinable individuals;
e) Public data: Data qualified as such according to the provisions of the law or the Political Constitution that is not semi-private, private or sensitive. Public data includes, among others, data relating to the marital status of individuals, their profession or trade, their status as merchants or public servants, and data that may be obtained without any privileges whatsoever. Due to its nature, public data may be found in public records, public documents, gazettes and official bulletins, among others;
f) Private data: Data that, due to its intimate or reserved nature, is only relevant for the owner;
g) Sensitive data: Sensitive data is understood as that which affects the privacy of the Data Subject or whose improper use may generate discrimination, such as that which reveals racial or ethnic origin, political orientation, religious or philosophical convictions, membership in trade unions, social organizations, human rights organizations, that promotes the interests of any political party and that guarantees the rights and guarantees of opposition political parties, as well as data relating to health, sex life and biometric data;
h) Data Processor: Person or legal entity, public or private, who by themself or in association with others, carries out the Processing of personal data on behalf of the Data Controller;
i) Data Controller: Person or legal entity, public or private, who by themself or in association with others, makes decisions about the database and/or the Processing of the data;
j) Data Subject: Person whose personal data is subject to Processing;
k) Processing: Any operation or set of operations involving personal data, such as its collection, storage, use, circulation or elimination.
3. PURPOSE FOR WHICH PERSONAL DATA IS COLLECTED AND PROCESSED: FB PROJECTS S.A.S. may use personal data for the following purposes:
a) Maintain efficient communication related to the information that could be useful within the different commercial and/or contractual relationships in which it is or becomes a party.
b) Comply with the obligations contracted by FB PROJECTS S.A.S. with employees, shareholders, customers and suppliers.
c) Inform affected persons about the changes that may occur in business relationships with the RECIPIENT.
d) Offer products, services and or benefits that seek to satisfy the needs of the Data Subjects, or the products and services provided by FB PROJECTS S.A.S, which can be carried out using physical means or through emails and/or mobile terminals.
e) Send the information to government, public and private entities at their express request or as required by law.
f) Evaluate the quality of the services offered in a capacity as collaborator, employee, shareholder, client or supplier.
g) Support external and internal audit processes.
h) Collect data for the work carried out by FB PROJECTS S.A.S., which is responsible for the collection of information and personal data.
i) Any other purpose resulting from the relationship that exists between you and FB PROJECTS S.A.S.
4. PRINCIPLES APPLICABLE TO THE PROCESSING OF PERSONAL DATA: The Processing of personal data in FB PROJECTS S.A.S will be governed by the following principles:
a) Principle of purpose: The Processing of personal data collected must obey a legitimate purpose and this must be shared with the Data Subject.
b) Principle of freedom: Processing may only be carried out with the prior, express and informed consent of the Data Subject. Personal data may not be obtained or disclosed without prior authorization, or in the absence of legal or judicial orders that override consent.
c) Principle of truthfulness or quality: The information subject to Processing must be truthful, complete, accurate, updated, verifiable and understandable. Partial, incomplete, fractional or misleading data will not be processed.
d) Principle of transparency: The right of the Data Subject to obtain information about the existence of data concerning them from FB PROJECTS S.A.S. at any time and without restrictions must be guaranteed during the Processing stage.
e) Principle of restricted access and circulation: Processing is subject to the limits of the nature of the personal data, the provisions of this law and the Constitution. Personal data, except for public information, and as provided in the authorization granted by the Data Subject, may not be available on the internet or other means of dissemination or mass communication, unless access is technically controllable to provide restricted knowledge only to the Data Subjects or authorized third parties.
f) Principle of security: The information processed by FB PROJECTS S.A.S. must be protected through the use of technical, human and administrative measures necessary to preserve the records avoiding their adulteration, loss, consultation, use or unauthorized or fraudulent access.
g) Principle of confidentiality: All people involved in the Processing of personal data are obliged to guarantee the confidentiality of the information, even after the end of their relationship with any of the tasks involved in the Processing. (i) If sensitive personal data is collected, the Data Subject may refuse to authorize its Processing.
5. RIGHTS OF THE OWNERS OF PERSONAL DATA SUBJECT TO PROCESSING BY FB PROJECTS S.A.S: The subjects of personal data, either by themselves or through their representative and / or attorney or their heirs may exercise the following rights with respect to their personal data that is subject to Processing by FB PROJECTS S.A.S:
a) Right of access: Through which an individual can access personal data that is under the control of FB PROJECTS S.A.S for the purposes of consulting this data free of charge at least once every calendar month, and each time there are substantial modifications to the Policies of Treatment of information that motivate new consultations;
b) Right to update, rectification and elimination: By virtue of which the Data Subject may request the updating, rectification and/or elimination of personal data in such a way that the purposes of the Treatment of the data are satisfied;
c) Right to request proof of authorization: except in the events in which, according to the legal regulations in force, authorization is not required to carry out the Processing;
d) Right to be informed regarding the use of the personal data;
e) Right to file complaints before the Superintendent of Industry and Commerce: in relation to infringements of the provisions of the regulations in force regarding the Processing of personal data;
f) Right to demand compliance with the orders issued by the Superintendent of Industry and Commerce.
6. FB PROJECTS S.A.S. DUTIES, All those required to comply with this policy must be aware that FB PROJECTS S.A.S. is obliged to comply with the conditions of the law in this area. The following obligations must be complied with.
a) Duties when acting as Data Controller: (i) Request and keep, under the conditions provided in this policy, a copy of the respective authorization granted by the holder. (ii) Inform the holder clearly and sufficiently about the purpose of the collection and the rights he/she has by virtue of the authorization granted. (iii) Inform at the request of the holder about the use given to their personal data (iv) Process inquiries and claims made under the terms outlined in this policy (v) Ensure that the principles of accuracy, quality, security and confidentiality in the terms outlined in the following policy (vi)-Conserve the information under the security conditions necessary to prevent adulteration, loss, consultation, use or unauthorized or fraudulent access. (vii) Update the information when necessary. (viii) Rectify the personal data when appropriate.
b) Duties when acting as Processor of personal data. If the data processing is carried out on behalf of another entity or organization (Data Controller), in that case, the following duties must be complied with: (i) Establish that the Data Controller is authorized to provide the personal data to be processed as Data Processor (ii) Guarantee the holder, at all times, the complete and adequate exercise of the right of habeas data. (iii) Keep the information under the security conditions necessary to prevent its adulteration, loss, consultation, unauthorized or fraudulent use or access. (iv) Update, rectify or delete the data promptly. (v) Update the information reported by the Data Controllers within five (5) business days from its receipt. (vi) Process the queries and claims made by the owners under the terms outlined in this policy. (vii) Register in the database the legend “claim in process” as established in this policy. (ix) Insert in the database the legend “information under judicial discussion” once notified by the competent authority about judicial proceedings related to the quality of the personal data. (x) Refrain from circulating information that is being disputed by the owner and whose blocking has been ordered by the Superintendence of Industry and Commerce. (xi) Allow access to the information only to the persons authorized by the owner or empowered by law for such purpose. (xii) Inform the Superintendence of Industry and Commerce when there are violations of the security codes, and there are risks in the administration of the information of the owners. (xiii) Comply with the instructions and requirements given by the Superintendence of Industry and Commerce.
c) Duties when a Data Processor carries out Processing (i) Provide the Data Processor only with the personal data for which Processing has previously been authorized. For the purposes of national or international data transmission, a contract for the transmission of personal data must be signed or contractual clauses must be agreed upon in accordance with the provisions of Article 2.2.2.25.5.4 of Decree 1074 of 2015. (ii) Ensure that the information provided to the Data Processor is truthful, complete, accurate, updated, verifiable and understandable. (iii) Communicate to the Data Processor promptly all changes regarding the data previously provided and take other necessary measures to ensure that the information provided to the Data Processor is updated. (iv) Inform the Data Processor promptly of any rectifications made to the personal data so that they may proceed to make the appropriate adjustments. (v) Require the Data Processor, at all times, to respect the security and privacy conditions of the Data Subject’s information. (vi) Inform the Data Processor if the Data Subject is disputing certain information after a complaint has been filed and the respective process has not been completed.
d) Duties in relation to the Superintendent of Industry and Commerce (i) Inform the Superintendent about possible violations of security codes and the existence of risks regarding the administration of the information of the owners. (ii) Comply with the instructions and requirements provided by the Superintendent of Industry and Commerce.
7. REQUEST FOR AUTHORIZATION FROM THE DATA SUBJECT: Before and/or at the time of collecting the personal data, FB PROJECTS S.A.S, will request the Data Subject’s authorization to collect and process the data, highlighting the purpose for which the data is requested using automated, written or oral technical means for this purpose, which will ensure that a record of the proof of the authorization and/or the unequivocal conduct as provided for in the current regulations. This authorization will be requested for a period that is reasonable and necessary to meet the needs that gave rise to the request for the data and in compliance with the legal provisions regulating this topic.
8. PRIVACY NOTICE: If FB PROJECTS S.A.S. cannot provide this policy regarding the Treatment of their information to the Data Subject, it will publish the privacy notice that is attached to the present document, the text of which will be kept for future consultation by the Data Subject and/or the Superintendent of Industry and Commerce.
9. TIME LIMITATIONS ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA. FB PROJECTS S.A.S. may only collect, store, use or circulate personal data during the time that is reasonable and necessary, in accordance with the purposes that justified the Treatment of the data, taking into account the provisions applicable to the matter and the administrative, accounting, fiscal, legal and historical aspects of the information. Once the purpose or purposes of the Processing have been fulfilled, and notwithstanding any legal provisions to the contrary, the personal data in its possession shall be deleted. Notwithstanding the foregoing, personal data must be retained when required for compliance with a legal or contractual obligation.
10. RESPONSIBLE AREA AND PROCEDURE FOR THE EXERCISING OF THE RIGHTS OF THE DATA SUBJECTS: THE MANAGER OF FB PROJECTS S.A.S will be responsible for handling the requests, complaints and claims made by Data Subjects to exercise the rights referred to in paragraph 5 of this policy, except the one described in paragraph e). For these purposes, the Data Subject or whoever exercises his/her representation may send their request, complaint or claim to the email info@fbprojects.net.
The petition, complaint or claim must contain the identification of the Data Subject, the description of the facts that give rise to the claim, the address and accompanying documents when necessary. If the claim is incomplete, the interested party will be required, within five (5) days after receiving the claim, to correct the errors. After two (2) months from the date of the requirement, without the applicant submitting the required information, it will be understood that the claim has been abandoned. If the person receiving the claim is not able to resolve it, they will transfer it to the appropriate person within a maximum term of two (2) business days and will inform the interested party about the situation. Once the complete claim has been received, an additional item will be included in the database, stating “Claim in process” along with the reason for the claim, within a term not exceeding two (2) business days. This item will be maintained until the claim is decided. The maximum period to attend the claim will be fifteen (15) business days from the day following the date of its receipt. When it is not possible to address the claim within this period, the interested party will be informed of the reasons for the delay and the date on which the claim will be addressed, which in no case may exceed eight (8) business days following the expiration of the initial period.
12. SECURITY MEASURES: In accordance with the security principle established in Law 1581 of 2012, FB PROJECTS S.A.S will adopt the technical, human and administrative measures that are necessary to provide security to the data, avoiding their adulteration, loss, consultation, use or unauthorized or fraudulent access. The staff who carry out the Processing of personal data will execute the established protocols to guarantee the security of the information.
13. EFFECTIVE DATE: This Personal Data Policy was created on January 1, 2017 and is effective as of January 2, 2017. Any changes to this policy will be communicated through the following email address: info@fbprojects.net
Español
1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y el Decreto único 886 de 2014 y demás disposiciones complementarias que serán aplicadas FB PROJECTS S.A.S. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales;
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE ESTOS: FB PROJECTS S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para:
a) Mantener una eficiente comunicación relacionada con la información que le pudiere llegar a ser de utilidad dentro de los diferentes vínculos comerciales y/o contractuales en los que sea o llegare a ser parte.
b) Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por FB PROJECTS S.A.S con los empleados, accionistas, clientes y proveedores.
c) Informar los cambios que se puedan llegar a presentar en el desarrollo de los vínculos comerciales del DESTINATARIO.
d) Ofrecerle los productos, servicios y/o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los Titulares, o los productos y servicios de FB PROJECTS S.A.S, lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles.
e) Enviar la información a entidades gubernamentales, públicas o privadas por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal.
f) Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por usted, en su calidad de colaborador, empleado, accionista, cliente o proveedor.
g) Soportar procesos de auditoría externa e interna.
h) Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a FB PROJECTS S.A.S.
i) Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación que existe entre usted y FB PROJECTS S.A.S.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en FB PROJECTS S.A.S se regirá por los siguientes principios:
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de FB PROJECTS S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de FB PROJECTS S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. (i) En el evento de que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE FB PROJECTS S.A.S: Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de FB PROJECTS S.A.S:
a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de FB PROJECTS S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;
b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;
c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento;
d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;
e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. DEBERES DE FB PROJECTS S.A.S, Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que FB PROJECTS S.A.S está obligado a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones.
a) Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
b) Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
c) Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 2.2.2.25.5.4 del decreto 1074 de 2015. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
d) Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria y Comercio.
7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, FB PROJECTS S.A.S, solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca según lo dispuesto en la normatividad vigente. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
8. AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que FB PROJECTS S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. FB PROJECTS S.A.S solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: LA GERENTE DE FB PROJECTS S.A.S será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico info@fbprojects.net.
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañar los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FB PROJECTS S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente Política de Datos Personales fue creada el día 1 de enero del año 2017 y entra en vigencia a partir del día 2 de enero del mismo año. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: info@fbprojects.net